Les solutions BizMeeting Entreprise

Toutes les entreprises organisent des réunions et des séminaires professionnels.

Pour celles qui le font ponctuellement, le réflexe est d’aller sur internet. Commence alors une longue recherche du lieu de la réunion en contactant individuellement les fournisseurs identifiés. Certaines personnes prennent plaisir à effectuer elle-même ces recherches, à relancer les établissements, à éplucher les devis, à rappeler quand c’est incomplet, à confirmer, … cela peut même faire partie de leurs attributions professionnelles. Une autre possibilité existe: utiliser les services d’une centrale de réservation comme BizMeeting. Dans ce cas, le service rendu simplifie considérablement la tâche, permet de gagner un temps précieux et d’économiser sur la facture globale de l’événement. Les coûts directs (facture) et indirects (temps passé) sont alors diminués pour la satisfaction des dirigeants de l’entreprise. A titre de comparaison, chez BizMeeting, nous mettons moins de 5 minutes à trouver les établissements correspondants aux besoins de l’entreprise et à leur envoyer une demande de devis. Nous obtenons des réponses en quelques heures, du fait des volumes que nous commençons à avoir, les hôtels et autres prestataires nous répondent très rapidement. Nous disposons ensuite d’une techno nous permettant de formater les résumés de propositions pour proposer à nos clients une grille de lecture simple leur permettant de jauger les différentes propositions en un clin d’oeil. Nous pouvons ainsi proposer différentes solutions en un temps record, quel que soit le type de réunion, des plus simples (location de salle, journée d’étude) aux plus compliquées, comme un séminaire résidentiel par exemple. Les entreprises qui nous sollicitent sont très majoritairement satisfaites, en témoigne le taux de nouvelles demandes que nous recevons. Le bouche à oreille fait son effet et le contact BizMeeting passe  de main en main dans l’entreprise.  En moyenne, BizMeeting gère un dossier en 30 minutes tout compris contre plus de 8 heures dans l’entreprise selon une étude menée par un confrère.

Certaines entreprises organisent beaucoup de réunions. C’est le cas d’un de nos clients, célèbre cabinet d’audit et de conseil qui organise plus de 1500 journées de formation pour ses consultants et auditeurs. La politique immobilière de l’entreprise l’a conduit à supprimer les salles de réunions internes. Une seule solution alors, louer des salles à l’extérieur. Dans des cas comme celui-la, la première question posée est de savoir qui va gérer ces réservations. La réponse de BizMeeting est simple: nous mettons à disposition des collaborateurs un outil de réservation qui va leur permettre de trouver rapidement les bons fournisseurs, référencés ou non par l’entreprise, et de leur envoyer des demandes de cotation. Autre possibilité offerte par l’outil, confier la recherche à chef de projet BizMeeting qui va alors gérer de A à Z le dossier, en mode externalisation. Les avantages de cette solution sont nombreux:

  1. accès à la techno BizMeeting = gain de temps des collaborateurs
  2. accès à la base de données BizMeeting= vaste choix et confort d’utilisation (POI, …)
  3. prise en compte des fournisseurs référencés par l’entreprise
  4. suivi des dépenses, reporting
  5. externalisation possible pour les dossiers les plus compliqués ou en cas de manque de temps

Il est temps pour les entreprises de réaliser le potentiel d’économie qu’il y a à faire en externalisant la gestion des réunions et séminaires à des professionnels comme BizMeeting disposant des technologies adaptées et de ressources compétentes.

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