Séminaires et réunions : comment dépenser moins ?

placementEconomiesLes études se suivent et se ressemblent : en période d’incertitudes économiques, les entreprises cherchent à compresser leurs dépenses de réunions. La méthode la plus simple et la plus drastique consiste tout simplement à supprimer les événements professionnels. Cette démarche est rarissime car elle est porteuse de risques en matière de cohésion interne et surtout, elle est un frein au développement de l’entreprise. Aussi, les entreprises que nous rencontrons quotidiennement chez BizMeeting se tournent vers nous pour trouver d’autres solutions, moins radicales. Notre réponse tient alors en deux axes principaux, la réduction des coûts indirects par une meilleure organisation des dépenses et une diminution des coût directs en accédant à des tarifs optimisés.

Réduire les coûts indirects.

Le plus souvent, ce sont les assistantes qui organisent les réunions professionnelles. Qu’elles y soient habituées ou non, le parcours du combattant est toujours le même : bien clarifier les objectifs des réunions pour définir le lieu idéal, identifier une sélection de prestataires, rechercher les disponibilités, comparer les prix et les négocier, visiter les lieux, s’assurer que le prestataire envisagé dispose de l’expérience nécessaire, choisir, faire valider, payer un acompte, transmettre les informations pour l’organisation de la réunion (rooming list, menus spéciaux)… Même si cette tâche peut parfois être appréciée, elle est rarement la seule mission de l’assistante. Organiser un séminaire prend du temps, un temps précieux qui n’est pas passé à faire autre chose. Nous proposons donc aux entreprises d’externaliser l’organisation de leurs événements professionnels en nous confiant la gestion de la réservation et du paiement des prestataires. L’entreprise utilise alors notre plateforme de recherche sur laquelle l’ensemble des 30 000 lieux référencés est présenté de façon homogène : trouver en un seul lieu l’ensemble de l’offre disponible est le premier facteur de gain de temps. L’utilisateur peut alternativement choisir en quelques clics un ou plusieurs établissements ou confier sa recherche à un chef de projet expert qui connaît les établissements et est habitué à traiter ces sujets au quotidien. Les informations de disponibilité et les tarifs sont présentés rapidement sur un Espace Client en ligne, conçu pour faciliter les comparaisons et recevoir les choix des utilisateurs. La digitalisation du processus de réservation de séminaires et réunions, avec un chef de projet en support, est la principale source de gain de temps. Finies la comparaison de devis hétérogènes et la chasse aux informations.

Lorsque une entreprise organise des dizaines de réunions chaque année, elle est confrontée à un autre problème : la multiplication des fournisseurs renseignés en comptabilité. Il faut bien avoir en tête que pour chaque réunion, il peut y avoir plusieurs fournisseurs (hôtel, restaurant, activité, salle de réunion, etc.) et plusieurs flux de paiement (acompte, solde, modifications). Pour cette raison, BizMeeting met en place la facturation centralisée. Nous devenons alors tiers de confiance, fournisseur unique pour l’ensemble des événements. L’entreprise règle toutes les prestations à BizMeeting qui paye les fournisseurs. Cette démarche est transparente (les devis prestataires étant fournis à l’entreprise) et appuyée par des solutions expertes de paiement.

Réduire les coûts directs.

Dès le début de notre intervention, nous faisons baisser les tarifs des réunions et séminaires en privilégiant les prestataires les plus compétitifs répondant au cahier des charges exprimé par les entreprises. Nos clients bénéficient de nos volumes et des promotions qui nous sont envoyées quotidiennement par les lieux de réunions et dont vous trouverez une sélection dans la rubrique promotion de BizMeeting. Notre démarche s’inscrit dans le temps. Après une période initiale allant de 6 mois à un an, nous faisons le bilan des habitudes et des dépenses de réunions. Si l’entreprise le souhaite, nous proposons alors un programme de réduction de coûts pouvant utiliser plusieurs leviers : évolution des habitudes de consommation, concentration des volumes vers des fournisseurs privilégiés, modification des délais de réservation, entre autres.

N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus : ici.


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