Organiser un séminaire au vert

Si une hirondelle ne fait pas le printemps, le séminaire au vert l’annonce bien souvent ! La période est en effet propice à l’organisation de réunions d’équipes hors les murs de l’entreprise et la demande est souvent assez vague : « et si on se faisait un petit séminaire au vert pour changer d’air ? Tu peux t’en occuper ? 😉 » Et vous voilà avec la patate chaude à sortir des braises…

Pas de panique, nous vous proposons ici quelques conseils pour vous aider dans votre démarche.

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Séminaire au vert avec BizMeeting

La question de la localisation de votre réunion est la première à se poser. En fonction de l’emplacement de votre société et du temps de trajet acceptable en voiture ou en train, vous aurez rapidement une idée de la destination. Notre conseil est de privilégier la SNCF autant que possible et ceci, tant pour des raisons de sécurité que de cohésion : vous pourrez profiter du temps de trajet en train pour briefer les participants à votre réunion, distribuer des documents ou des accessoires (le T Shirt du séminaire par exemple !). Pour vous aider à faire votre choix, nous vous proposons ci-dessous une liste des destinations proches de Paris.

En train

A une heure de Paris :

Reims (0h45)

Chartres (1h10)

Orléans (1h20)

Beauvais (1h27)

Dreux (1h)

Rouen (1h20)

Votre choix est fait pour la destination de votre séminaire au vert ? Il faut maintenant s’intéresser à l’établissement qui va accueillir votre événement. Tout comme pour l’organisation de n’importe quel type de réunion, il faut connaître les informations suivantes avec un maximum de précision :

  • nombre de participants
  • heures d’arrivée et de départ
  • repas pris sur place, à l’extérieur
  • besoin en chambre : simple ou double
  • Configuration de la salle de réunion
  • le cas échéant,  les activités  possibles : détente, sportive, culturelle, etc.

 

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Le Domaine du Lac à Plombières-les-Dijon

Ces éléments vont vous permettre d’identifier rapidement sur BizMeeting les établissements en mesure de vous accueillir. Une fois votre sélection faite, consultez les fiches produits avec le plus d’attention possible. Elles regorgent d’informations avec les caractéristiques du lieu et les avis d’utilisateurs qui pourront venir soit de BizMeeting, soit de Tripadvisor. Vous avez un doute ou voulez avoir un conseil ? Appelez l’un de nos chefs de projet qui pourra vous donner son avis sur les lieux que vous avez retenus.

 

 

Quel type d’hôtel choisir pour un séminaire au vert ?

Vous devrez faire votre choix entre des hôtels indépendants et des établissements spécialisés dans l’accueil des entreprises désireuses de se réunir loin des villes. Il faut considérer ces dernières offres avec la plus grande attention. Nous recommandons en effet d’utiliser les services d’établissements habitués à recevoir des séminaires d‘entreprises pour éviter les surprises en matières de service, de prestations contenues dans le devis  ou d’équipements des salles de réunions à louer : vidéoprojecteur, climatisation, tableau blanc, etc. Voici une sélection d’établissements dans lesquels vous pourrez vous rendre les yeux fermés :

 

Ca y est, votre sélection est faite, il faut maintenant consulter les établissements pour connaître leurs disponibilités et les tarifs. Laissez vous faire… BizMeeting s’occupe de tout ! Vous aurez rapidement les informations espérées sur votre Espace Client  avec une vision claire des différents postes de dépenses : restauration, location de salle de réunion, chambres et équipements.

Vous avez dit Séminaire au vert ? Pensez détente et activité !

Il y a généralement deux étapes importantes voire cruciales à ne pas négliger : le diner du premier jour et l’activité. Après les émotions du voyage et l’éventuelle séance de travail, laissez du temps aux participants pour se détendre. Qui ira dans sa chambre pour se reposer, appellera sa famille, fera ses emails, se douchera… qui ira profiter du jardin ou du parc pour s’oxygéner ou faire un peu de sport. Programmez de retrouver tout le monde assez tôt, idéalement vers 19h30 pour prendre un apéritif collectivement. Demandez

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La Ferme du Manet à Montigny le Bretonneux

spécifiquement cette prestation à l’hôtel, idéalement dans un espace un peu isolé de l’établissement. Passez ensuite à table sans prévoir nécessairement de plan de table. Il est toujours préférable de laisser les participants à un séminaire s’installer selon leurs affinités. En début de repas, il est important que le manager prenne la parole pour donner du sens à la réunion, mobiliser sur un objectif ou tout simplement remercier une équipe qui se mobilise à longueur d’année. Pendant le repas, attention à l’alcool. Assurez-vous bien en amont que le forfait boisson contient certes du vin mais en quantité limitée. N’oubliez jamais que la législation du travail s’applique pendant les séminaires professionnels et que l’entreprise sera responsable en cas de problème. A la fin du diner, s’il existe un bar dans l’hôtel, il est presque sûr qu’il accueillera quelques membres de l’équipe qui finiront tranquillement leur soirée. Le repas est aussi l’occasion idéale pour remettre des prix et récompenses (meilleur vendeur, meilleur employé, etc). Aussi, si vous avez l’intention d’offrir un cadeau aux participants à votre réunion, pourquoi ne pas demander à l’hôtel ou au restaurant de le disposer sur la table avant l’arrivée des convives ?

 

Après l’effort ? Le réconfort bien sûr !

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Une activité cuisine

L’activité est le moment à la fois attendu et redouté. Les curieux et les gens positifs s’en feront une joie tandis que les grincheux s’en plaindront quoiqu’il arrive. Notre conseil est donc de ne pas trop s’attarder sur l’avis de chacun dans l’équipe et de faire confiance à votre instinct. Pour autant, il faut adapter le déroulement au profil des participants et faire attention aux situations inhabituelles. Si vous prévoyez une descente en rappel ou du raft en eaux vives, mieux vaut l’indiquer et obtenir un accord motivé des intéressés. Nous vous recommandons de toujours choisir quelque chose de simple, réalisable quelle que soit la condition physique et l’âge des personnes présentes. Voici une liste d’activités consensuelles qui pourra vous donner des idées :

 

 

Dernier point important qu’il faudra absolument indiquer pour mettre tout le monde à l’aise : le dress code du séminaire. Les habitudes vestimentaires diffèrent en effet selon qu’on se trouve au bureau ou en séminaire à la campagne. Jouez la carte du cool et posez clairement les règles : pas de cravate, jean bienvenus, tennis acceptés… L’essentiel est de mettre des règles et des limites : si vous ne voulez voir personne en débardeur et en short, indiquez le en toute simplicité.

 

 


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