Séminaire, location de salle, journée d’étude…Les points clés du devis

A chaque organisation de séminaire revient le même problème, comment comprendre le devis d’un établissement? Comment analyser les conditions de ventes qui sont différentes pour chaque hôtel?

BizMeeting vous accompagne et vous conseille pour trouver le lieu qui vous correspond et  comprendre le devis. Vous trouverez ci-dessous les différents points importants.

Si vous ne maîtrisez pas encore les termes du marché des événements professionnels, profitez de notre Glossaire du MICE pour ne pas vous tromper.

En utilisant le service BizMeeting, vous avez accès à votre Espace Client BizMeeting, où vous disposez plusieurs informations.

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L’Espace Client BizMeeting

Le résumé de la proposition :

Cette partie contient les informations les plus importantes du devis reprenant le besoin exprimé par le client à travers la chronologie de sa réunion. Pour chaque étape des différentes journées, vous retrouverez les caractéristiques de l’offre faite par les prestataires (hôtel, centre d’affaires, lieu de réunion) : accueil café, location des salles de réunions, déjeuner, hébergement, activité, etc. Cela vous permet en un coup d’œil de vérifier la conformité de l’offre à votre besoin.

A côté du nom de l’établissement proposé, vous trouverez la mention du prix HT (hors taxe) et TTC (toute taxe comprise). Dans le devis détaillé, les différentes taxes doivent être précisées, y compris les taxes de séjour lorsqu’il y a un hébergement.

Le Commentaire BizMeeting :

Il souligne les points les plus importants en indiquant clairement les éventuelles différences avec votre besoin. Si par exemple vous souhaitez pouvoir garer 50 voitures et que le parking proposé ne contient que 40 places, c’est ici que nous attirerons votre attention sur ce point.

Les fichiers joints :

Ce sont les devis complets proposés par les prestataires sollicités. Si vous réglez la facture de votre événement directement au lieu de réunion, ce sera le devis de ce dernier qui sera présenté. Si vous payez votre réunion à BizMeeting (centralisation des factures), il s’agira d’un devis BizMeeting établi en mandat avec le prestataire. Ces pièces jointes sont importantes car elles vous permettent de prendre connaissance de la totalité de l’offre (description, tarif, conditions particulières, conditions générales).

De quoi est composé un devis pour l’organisation d’une réunion professionnelle ? 

On retrouve en général les parties suivantes :

Rappel de votre besoin :

Cette information reprend l’expression de votre besoin qu’on appelle encore le « cahier des charges » pour la réservation de votre réunion. Il est presque toujours présenté de manière chronologique ce qui permet de contrôler que tous vos besoins ont été pris en compte.

Conditions de réservation ou date d’option :

C’est la date jusque laquelle le devis est valable. Sauf s’il est précisé que le devis est en « multi option », les espaces de réunion sont normalement réservés jusque la date indiquée. La multi option signifie que plusieurs pré réservations sont positionnées sur la même date et les mêmes espaces. Ce sera dans ce cas la première société qui confirmera qui pourra réserver les prestations. Il faut toutefois être vigilant car il peut arriver que les dates d’option ne soient pas respectées par l’établissement. Dans ce cas, même s’il n’existe que peu de recours, nous prendrons contact avec l’établissement pour tenter de rectifier la situation.

Conditions de règlement :

Elles indiquent les dates de versement et le montant des acomptes. En effet, sauf si vous bénéficiez de conditions particulières négociées (cas des grands comptes avec un contrat négocié au global), un acompte est systématiquement exigé à la signature du contrat de réservation pour sécuriser les espaces de réunion. En général, l’acompte est compris entre 70% et 90% du montant total du devis. L’acompte constitue le premier versement de la somme due, c’est le premier paiement de la facture totale. Il faut le distinguer de l’arrhe qui ne comporte pas d’obligation d’aller au terme de la réservation, à l’inverse de l’acompte.

Les conditions générales de vente (CGV):

Il s’agit du document décrivant précisément les conditions de réalisation de la location des espaces de réunion et/ou des chambres. Voici les points d’attention à prendre en compte à la lecture de CGV :

  • Date de remise de la rooming list : en général, elle est à transmettre 1 semaine avant le début du séminaire résidentiel.
  • Nombre de couverts : idem, à confirmer à J-8. A défaut, ce sont les quantités prévues dans le devis qui prévalent.
  • Salle de réunion : il est parfois indiqué que l’établissement se réserve le droit de modifier la salle de réunion. Attention à bien faire préciser dans le contrat vos attentes en la matière pour éviter les mauvaises surprises (mise à disposition d’une salle de réunion sans lumière du jour par exemple).
  • Modification des prestations : surveiller la date limite pour vos demandes de modification et éviter de vous voir opposer un refus au titre des CGV. Si la date contenue dans les CGV ne vous convient pas, formaliser le dans le contrat pour gagner en souplesse.
  • Les conditions d’annulation : elles régissent la politique de remboursement de vos acomptes et des sommes restant dues. Elles prennent en compte la date de l’annulation calculée en nombres de jours avant la réunion et le nombre de personnes concernées. Les conditions d’annulations prévoient les paiements à faire en fonction de ces deux critères. C’est la clause la plus importante des CGV et il faut bien l’étudier car elle peut changer totalement la nature d’une offre.
  • Les délogements : très rare mais très désagréable, cela concerne l’hébergement dans un autre hôtel en cas de force majeure. Il n’y a pas grand chose à faire concernant cette clause si ce n’est s’assurer à minima que les frais de délogement sont pris en charge par l’établissement.
  • Heures supplémentaires : ce sont les horaires à partir desquels sont facturés des prestations en sus telles que les frais de personnel. Si vous organisez une soirée par exemple, assurez-vous que les heures supplémentaires ne seront pas déclenchées trop tôt.
  • Règlements individuels : il s’agit des frais pris en charge par les participants à votre séminaire. Il faut bien préciser le champs d’application dans le contrat (par exemple, aucun extra ne sera facturé à l’organisateur) et faire en sorte que le prestataire facture ce qui doit l’être en fin de réunion.
  • Exposition, décoration : prévoit les éléments qui peuvent être apportés dans l’établissement (la signalétique du séminaire par exemple, kakémono, bannière, etc.). Soyez le plus transparent possible sur vos besoins en la matière.

A savoir concernant les CGV :

  • Les CGV paraphées doivent accompagner le contrat signé
  • En cas de mention contradictoire entre le contrat et les CGV, c’est le contrat qui prévaut.
  • Beaucoup de clause des CGV concerne des obligations légales de base comme les assurances, la casse, le vol ou le respect du code du travail. Elles sont importantes et doivent demeurer car elles protègent les deux parties.

 

Vous pouvez consulter aussi notre article sur le glossaire du MICE.


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