Les 8 conseils pour organiser vos séminaires et réunions

A la suite de la publication du glossaire du MICE, nous continuons de vous proposer des conseils pour l’organisation de vos séminaires et réunions.

1. Calibrer votre événement

Il est important pour vous de définir les éléments clés de votre recherche :

            – la région de l’événement,

            – le nombre de participants,

            – les dates,

            – le budget.

Si c’est le premier événement dont vous avez à vous occuper au sein de votre société, n’hésitez pas à vous renseigner sur les manifestations ayant eu lieu précédemment. Où cela s’est-il passé ? Les points négatifs et positifs ? Les raisons qui ont poussé les dirigeants à changer d’établissement ?

N’oubliez pas de bien qualifier les participants du séminaire :

En fonction du service dans lequel ils travaillent ou si ce sont vos clients. De plus communiquer l’âge moyen des participants aidera les prestataires notamment pour les propositions d’activité.

2. La location de salle de réunion

Tout d’abord lorsque vous souhaitez organiser une réunion, il faut choisir la salle. Selon le thème de votre meeting : conférence, formation, comité d’entreprise, lancement de produit ; il faudra sélectionner la configuration de la salle.

Vous trouverez dans le tableau ci-dessous le dessin des configurations possibles :

salles confi biz

        U         Banquet    Cocktail   Théâtre    Classe      Board    Conférence

L’équipe BizMeeting vous propose la meilleure configuration selon vos événements professionnels :

Format Idéal Pour Combien de personnes.
En U Réunion

Formation

Entre 2 et 30 personnes
En Board Comité de direction

Petit Déjeuner de groupe

Réunion

Entre 2 et 30 personnes
En Banquet Diner

Réunion/Formation en sous groupe

A partir de 20 personnes

En Cocktail

(pas de table, seulement le banquet et quelques mange-debout)

Cocktail

Showroom

Salon

Lancement de produit

A partir de 60 personnes
En classe Formation Entre 10 et 100 personnes
En théâtre

Formation

Conférence

Lancement de produit

Réunion

A partir de 15 personnes
En conférence

Formation

Conférence

Réunion

Entre 5 et 50 personnes

Si vous souhaitez la lumière du jour, n’oubliez pas de le spécifier.

3. Le matériel nécessaire

Pour ne pas avoir de mauvaises surprises et des frais supplémentaires sur place, pensez bien à demander à vos collaborateurs le matériel technique dont ils ont besoin.

Voici une liste non-exhaustive de la plupart des matériels demandés par nos clients :

  • Vidéoprojecteur ou écran mural
  • Paperboard
  • Connexions internet ethernet et wifi
  • Ecran blanc interactif
  • Pointeur Pavloff
  • Régie de sonorisation
  • Micros filaires et sans fil
  • Pupitre
  • Estrade
  • Cabine de traduction
  • Ordinateurs
  • Imprimantes couleur et laser
  • Scanners couleur
  • Visioconférence – conférence téléphonique
  • Caméscopes numériques
  • Appareils photos numériques
  • Matériel d’écriture (bloc-notes et stylos)

Vous ne connaissez pas le matériel dont vos collaborateurs ont besoin pour la réunion? N’hésitez pas à demander de l’aide à nos chefs de projet BizMeeting : en fonction de votre type de réunion ils vous guideront pour sélectionner les meilleurs outils pour votre événement.

Médicis B
Salle de réunion en Classe avec vidéoprojecteur, matériel d’écriture et eaux sur table

4. L’établissement

Votre objectif est de trouver finalement le lieu parfait pour tout le monde. Plusieurs points importants sont à prendre en compte :

            – La gamme de l’établissement, le nombre d’étoiles de l’hôtel :

Votre budget est souvent l’élément qui va définir la gamme

            – Le style d’établissement :

Il faut savoir si vous préférez un hôtel de chaîne ou alors un hôtel indépendant ; si vous cherchez un établissement atypique ou au contraire très formel.

            – Les besoins particuliers :

Vous devez identifier si par exemple vous désirez parking, ou un accès handicapé, voire des menus spéciaux (confessionnels, allergies, …).

Locaux LE CAMPUS de l'hôtel Hyatt Regency Paris CDG
Un Espace Atypique Le Campus de l’hôtel Hyatt Regency Paris CDG

5. La localisation de l’établissement

Le choix de la localisation est primordial pour que vos équipes soient satisfaites. Il est préférable d’avoir ce type d’information dès le début de vos recherches, voici une liste d’exemple :

  • Dans un quartier particulier,
  • Proche de la gare,
  • En centre-ville,
  • Un établissement à la campagne,
  • Besoin des transports en commun,
  • Proche d’un point d’intérêt (musée, entreprise, monument).

6. L’hébergement 

Comme vous avez pu le lire dans le glossaire du MICE, il faut identifier les 3 types de couchages :

Chambre Twin : composé de deux lits simples,

– Chambre Single: pour héberger une personne,

Chambre Double:  où deux personnes dormiront dans le même lit.

Business_Class_Room_rt_flt

7. La logistique

Pour l’organisation de vos événements professionnels deux possibilités s’offrent à vous :

  • Soit gérer la totalité de l’événement en comprenant le transport des personnes, il vous faudra alors réserver directement le moyen de transport collectif
  • Soit laisser vos collaborateurs se déplacer par eux mêmes.

Il est souvent préférable de prévoir un voyage groupé dans le cas où les collaborateurs sont situés au même endroit. Cela permettra aux équipes d’être soudés dès le départ

8. Les activités Incentive

A la suite des réunions et des conférences, il est souvent très agréable pour les collaborateurs de se retrouver dans une atmosphère plus ludique. Pour choisir l’activité, il faut connaître le public. La tranche d’âge ou la proportion d’homme et de femme sont des critères à prendre en compte pour faire votre choix.

Pour vous accompagner dans l’organisation de vos séminaires et de vos réunions, n’hésitez pas à contacter nos chefs de projet BizMeeting au 01 80 87 54 20 ou Contactez nous en ligne.

Vous pouvez également choisir l’établissement que vous souhaitez directement sur Bizmeeting.fr.


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