Comment bien choisir son lieu de séminaire?

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Dans cet article, BizMeeting partage avec vous les questions à se poser ainsi que les critères indispensables pour sélectionner le lieu de séminaire le plus adéquat.

Définir l’objet de votre séminaire 

Organiser un séminaire relève d’une volonté de partager et de réunir autour d’un projet commun. Un projet qui constitue un temps fort de l’actualité de l’entreprise / du groupe, et qui doit être réussi : une réussite qui passe par l’organisation, la programmation, les ateliers, mais aussi et surtout la région et le lieu. Ces derniers doivent être choisis en fonction des objectifs donnés par les organisateurs. Afin de préciser leur recherche, BizMeeting se pose 2 questions :

 Pourquoi organiser un séminaire professionnel ?

En premier lieu, il est nécessaire de connaître les raisons d’organiser un séminaire : annonce d’un plan stratégique, formation sur un nouvel outil, accueil des nouveaux venus, teambuilding, co-conception d’un nouveau projet … En effet, un séminaire professionnel, c’est avant tout un message à incarner et à rendre tangible, à travers un discours, des activités mais aussi un lieu, auprès de vos collaborateurs.

Quel est l’objectif de ce séminaire professionnel pour vos collaborateurs ?

Un séminaire professionnel, c’est une formidable occasion pour prendre la parole et insuffler une dynamique positive auprès de vos collaborateurs. Afin de rendre le séminaire plus efficient, il est nécessaire de réfléchir à l’objectif final de cette rencontre pour les participants : être plus fédérés ? être engagés vers un avenir commun ? connaître un outil ? … C’est en fonction de cet objectif que le séminaire doit être construit, tant sur son programme, que ses ateliers et ses activités. Ainsi, il est nécessaire de trouver un lieu qui incarne l’objet du séminaire, et dont les offres locatives et les activités aux alentours servent le propos global de votre événement.

Déterminer la région

Une fois le contenu de votre séminaire défini, il faut partir à la recherche d’un lieu pour accueillir cet événement. C’est alors que BizMeeting intervient. Fort de son large catalogue composé de lieux événementiels, restaurants, traiteurs et d’activités, BizMeeting vous propose une liste de prestataires en adéquation avec vos attentes. Dès le début, afin d’affiner la recherche par la suite, 3 critères sont à prendre en compte :

La situation géographique

Relatif à l’objet du séminaire, il peut être plutôt conseillé d’organiser son événement professionnel à la mer, à la montagne, en Europe … afin d’incarner son message et rendre cet événement encore plus mémorable.

Entrent en compte également des contraintes logistiques avec le temps de trajet. En effet, en fonction du nombre de participants et du budget, le lieu de votre séminaire peut totalement changer. Dans le cas où il est nécessaire de partir loin, le temps de trajet peut être mis à profit pour créer des rencontres, des connexions et débuter le séminaire dés le départ.

Dans le cas où chaque participant doit se rendre par ses propres moyens sur le lieu du séminaire, il est primordial de privilégier les régions proches ainsi que des établissements et villes facilement accessibles par axes routiers.

La saisonnalité

Une seconde contrainte entre en jeu : la saisonnalité. Un séminaire est souvent organisé à une date définie. Cette date est à prendre en compte dans sa recherche de lieux : s’éloigner des lieux très touristiques en été pour éviter les problématiques financières, favoriser les périodes creuses avec l’hiver en bord de mer et l’été en montagne … La saisonnalité doit également être prise en compte dans le cas où des activités extérieures sont privilégiées. Dans les grandes villes, il est important de connaitre le calendrier des foires et salons afin d’éviter ces périodes au cours desquelles les prix grimpent en flèche.

Choisir le type d’établissement

Après avoir choisi la région et la ville de votre prochain séminaire, il faut désormais trouver l’établissement adéquat. Plusieurs critères sont à prendre en compte :

La capacité d’accueil et les services proposés

Votre choix d’établissement doit d’abord se porter sur sa capacité d’accueil et les services proposés : dispose-t-il d’assez de chambres? Le standing des salles de réunion est-il à la hauteur ? Combien d’étoiles ? Quels sont les avis des précédents clients ? Quels sont les services proposés ? Le lieu dispose-t-il du Wifi ? Une minutie nécessaire pour connaître l’ensemble de l’offre de l’établissement pour un séminaire agréable, confortable, et rassurant aussi bien pour les organisateurs que pour les collaborateurs. Les chefs de projets BizMeeting peuvent vous aider en partageant leur connaissance des établissements mais également les avis et commentaires des réservataires précédents.

Les espaces de réunion à disposition

Afin de spécifier votre recherche d’établissement, il est nécessaire de définir jusqu’au plus petit détail le déroulé de votre séminaire, tant dans les contenus diffusés que les ateliers. C’est la fameuse définition du cahier des charges.

Pour commencer, il faut définir les besoins techniques de votre séminaire : projection, visioconférence, paperboard, tables rondes… Puis préciser les contraintes logistiques : par exemple, l’organisation d’ateliers où les participants sont divisés en 4 groupes de 10 personnes pose la question du nombre de salles de sous commissions nécessaires ou bien de la modularité des espaces.

Dans certaines villes, il est possible de ne pas avoir d’établissement proposant à la fois une offre d’hôtel et une offre évènementielle. Cette spécificité peut devenir un atout pour votre séminaire : le temps de trajet devient alors un temps de rencontre, de découverte ou encore de visite, pour des souvenirs toujours plus mémorables.

Les activités à proximité

En effet, un séminaire est d’autant plus efficient et percutant qu’il propose des activités ludiques en parallèle. A l’instar des team buildings, les séminaires professionnelles sont l’occasion d’incarner des messages de « fédération », de « challenge », de « combativité » via des animations sportives ou culturelles engageant l’ensemble des participants. BizMeeting vous propose pour chaque ville de France, à la fois des offres d’établissements pour vos séminaires, mais également des activités à proximité des centres-villes ou plus éloignés pour découvrir la région.

En conclusion, le choix d’un lieu pour votre séminaire professionnel est un choix primordial et clé dans la réussite de votre événement. BizMeeting, spécialiste des séminaires professionnels, est à votre service pour vous accompagner dans la recherche de ce lieu exceptionnel, adapté à votre demande et à votre budget. N’hésitez pas à prendre contact avec nos chefs de projet pour discuter ensemble de votre futur séminaire.

Les équipes de BizMeeting sont à votre disposition, tous les jours de la semaine, de 09h00 à 18h30 au 01 80 87 54 20

 


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