Séminaire, les 7 erreurs à éviter

Organiser un séminaire, on le sait, représente le plus souvent un enjeu important. Que ce soit avec son équipe ou ses clients, il n’est pas question de de se louper. Pour vous aider dans votre démarche, BizMeeting vous présente les 7 erreurs les plus fréquentes lors de l’organisation d’évènements professionnels. N’oubliez pas que BizMeeting reste à votre disposition pour vous accompagner dans cette tâche, de la recherche de lieux, à la proposition d’activités.

1- L’absence de thématique

Organiser un événement, c’est avant tout intéresser les gens autour d’un sujet défini, qu’il soit en lien avec la stratégie d’entreprise comme lors de séminaires, ou plus large et ouvert pour un événement public. Les participants doivent savoir pourquoi ils se déplacent : que vont-ils apprendre ? Quelles expériences vont-ils vivre ? Quels seront leurs souvenirs ? Cela passe par un concept d’événement qui reflète l’univers dans lequel les participants vont évoluer, le message qui va être passer et, quelque fois, une référence par rapport au lieu. Un cadre qui permet de créer un programme évènementiel intéressant, cohérent et efficient. Ce cadre est déterminant dans le choix des intervenants (internes, externes, réseautage) : ces derniers doivent être inspirants, experts du sujet, à l’aise en public, aptes à partager et échanger. Leur choix est déterminant dans la mémorisation des contenus par le public.

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Eviter l’ennui à tout prix lors d’un séminaire

 

2- S’y prendre au dernier moment

Un événement, quelque qu’il soit, nécessite un travail important en amont. La préparation débute souvent plusieurs mois avant le jour J. Pour éviter les désobligeances sur le lieu de l’événement, il est nécessaire de planifier rigoureusement les grandes étapes de validation et de préparation avec les différents prestataires. En amont, chaque prestataire doit vous fournir une proposition avec un devis détaillé et précis (locatif, traiteur, équipements, services administratifs…). Ces postes de dépense doivent correspondre aux enveloppes allouées dans le budget. Une fois la proposition et le budget validé, débute la phase de production qui nécessite un accompagnement de la personne en charge de l’événement, tel un véritable chef d’orchestre. Le Jour J, cette même personne a en charge la gestion de l’ensemble de ces prestataires. Chacun doit savoir ce qui doit être fait à quel moment, connaître son rôle et ses responsabilités, pour assurer un maximum de fluidité et d’efficacité tout au long de l’événement.

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3- Rester dans son bureau 

Pour rater un événement, il suffit de rester dans son bureau ! En effet, la réussite d’un événement passe en grande majorité par le choix du lieu et son adaptabilité au programme et formats. En négligeant le repérage de votre liste de lieux évènementiels, vous risquez soit de passer à côté de belles occasions, ou bien d’avoir de mauvaises surprises le jour J.

Pour cela, quelques étapes à suivre :

  • Établir le cahier des charges de son événement : la date, la localisation, le nombre de personnes, le programme, les formats de prise de parole (réunion, ateliers), les détails techniques, les supports d’affichage, les besoins traiteur et/ou soirée …
  • Débuter votre recherche : avec les chef de projets de BizMeeting, découvrez de nombreux lieux originaux en lien avec vos attentes
  • Etablir une liste de lieux préférés et aller les visiter : sélectionner les 3 lieux les plus en adéquation avec votre demande. Prenez rendez-vous et aller visiter chacun d’eux.
  • Repérage supplémentaire : une fois le lieu choisi, n’hésitez pas à retourner sur place pour prendre connaissance des installations, des espaces, du matériel à disposition.

Une planification rigoureuse qui vous évitera de mauvaises surprises une fois le jour J !

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Sortez du bureau pour aller visiter les lieux de réunion

 

4 – Négliger la logistique

La logistique est primordiale lors d’un événement. Elle est la garante de la fluidité et de la bonne expérience des participants. Il est nécessaire de la prendre en compte dés la conception de l’événement. La logistique s’applique sur 3 points majeurs :

  • Les invitations : les invitations sont primordiales car elles sont souvent le premier point de contact entre l’événement et les participants. Aujourd’hui, l’invitation se fait principalement au format mail ou newsletter. Un premier envoi se fait environ 1 mois avant l’événement. 2 rappels sont prévus, à moins deux semaines et moins une semaine. Pour valider leur inscription, deux possibilités : un retour de mail ou une validation sur une plateforme d’inscription. La logistique est à la fois en charge des envois et des validations de participation : un point clé !
  • Le dispositif d’accueil : le jour J, la logistique se doit d’assurer l’accueil des participants. Cela comprend l’accueil en gare ou aéroport, la signalétique, les vestiaires, la remise des badges et des programmes. Elle est également en charge du dispositif hôtesses.
  • Le traiteur : la logistique est responsable de l’installation du traiteur sur le lieu. En effet, ce dernier doit avoir un espace dédié proportionnel au nombre de participants.
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N’oubliez pas l’accueil de vos participants à l’aéroport…

 

5- Ne pas accorder d’importance au public participant

Un séminaire ou événement professionnel réuni souvent un service ou une typologie de public au sein de l’entreprise : ingénieurs, développeurs, commerciaux, marketing … Des publics différents, par l’âge, la culture ou encore les valeurs. Cette cible doit faire partie intégrante de la réflexion sur l’événement même. En effet, l’événement doit s’adresser à ce public, répondre à leurs attentes, leur apporter les bonnes informations et leur proposer des activités adéquates. Ne pas leur accorder d’importance risque de provoquer une discordance entre les contenus présentés, les animations proposées et les attentes du public, concluant alors à un événement moins impactant.

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Séminaire : bien prendre en compte les attentes de votre public

6- Ne pas communiquer

Bien qu’un séminaire soit le plus souvent interne, il n’en faut pas moins communiquer ! Les participants doivent être prévenus de ce séminaire par un dispositif de communication interne, utilisant les différents supports de communication de l’entreprise (réseau social interne, supports publicitaires, newsletter, mail …). Dans le cas d’un événement professionnel ouvert, la communication est d’autant plus primordiale qu’elle va faire rayonner l’événement et maximiser les participations. Cela passe par des invitations, des campagnes mails, des campagnes de publicité traditionnelle ( affichage, journaux, TV, radio…), campagnes web, CRM, Relations Presse et communiqué de presse … La communication devient alors le facteur clé du succès de l’événement.

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7 –  Ne pas s’investir le jour J

Bien que les 80% du travail réside dans la préparation en amont, le jour de l’événement reste le point culminant du projet. Le chargé de l’événement doit être prêt pour prendre ses responsabilités, gérer les prestataires, veiller au bon déroulement du programme, régler les problèmes techniques, épauler ses collègues … Afin d’éviter tout stress, il est recommandé de se rendre sur le lieu de l’événement 1 jour avant l’arrivée des participants. Cela pour vérifier l’outillage technique ou faire le point sur l’installation des différents éléments le lendemain. Le Jour J, le chargé de l’événement doit être sur le pont souvent dés le crépuscule. Il doit se charger d’accueillir les différents prestataires, leur donner leurs missions et emplacement précis ; puis accueillir, aiguiller et placer les participants ; pour enfin veiller à la technique au cours des prises de parole et ateliers. En somme, une journée riche en rebondissements, où le chargé d’événement peut se féliciter de son travail à l’issue du séminaire.

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BizMeeting et ses équipes projets se tiennent à votre disposition pour vous accompagner dans la réflexion , la conception ou encore la production de votre séminaire professionnel pour des évènements efficients et mémorables.


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