Les enjeux du paiement centralisé pour les dépenses événementielles

Séminaires, congrès, conseils extraordinaires, lancements de produits, assemblées générales, soirées spéciales, formations… la vie d’une entreprise est ponctuée d’événements. Et ces événements représentent autant de budgets à piloter, de prestataires à gérer, de factures à réceptionner et de paiements à débloquer. Les solutions de paiement centralisé comme celles proposées par AirPlus International, peuvent toutefois permettre d’apporter de la cohérence au pilotage budgétaire des événements de l’entreprise. Voici un tour d’horizon des principaux avantages à la mise en place d’un système de paiement centralisé dans le cadre des événements corporate.
Mieux gérer la stratégie évènementielle grâce à la centralisation des paiements
Centraliser les paiements, c’est avant tout pour l’entreprise l’occasion de formaliser une politique événementielle cohérente en matière budgétaire. Selon la dernière étude « MICE 2017 » de Coach Omnium, seules 53% des entreprises ont une politique événementielle formalisée. Commencer par mettre en place un système de centralisation des paiements peut constituer le point de départ de cette stratégie globale événementielle. Cela est particulièrement important pour une entreprise qui aurait plusieurs filiales, qui géreraient elles-mêmes leurs dépenses événementielles. Un tel fonctionnement nuit à la visibilité globale sur le type et le montant des dépenses, alors que la centralisation des paiements permet de garder un contrôle sur ces actions événementielles.
Mettre en place un système de centralisation des paiements, c’est influer sur le choix des prestataires possibles, et donc sur les budgets, mais également limiter la possibilité de paiements frauduleux, et permettre une analyse des frais à l’échelle du groupe. Autant d’éléments qui permettent de piloter une stratégie événementielle globale. En effet, grâce à la centralisation des paiements événementiels, l’entreprise intervient en amont de l’événement dès le choix du prestataire, gère les négociations avec eux et garde le contrôle jusqu’à la facturation.
Optimiser les dépenses événementielles en centralisant les paiements
Lorsque plusieurs filiales ou plusieurs services d’une même entreprise ont les mêmes besoins de fournisseurs, il est judicieux de mettre en place une centralisation des paiements. Dans le cas des événements d’entreprise, les recherches de prestataires sont globalement les mêmes à chaque événement : traiteur, hébergement, animation, décoration, sécurité, organisation… Autant de prestataires qui peuvent être référencés sur une plateforme unique de paiement centralisé, afin de globaliser les achats événementiels. Les entreprises peuvent dès lors conclure des accords avec les différents prestataires, gérer les contrats annuels et obtenir des tarifs avantageux en échange de commandes groupées. De tels avantages tarifaires sont en effet inaccessibles lorsque les paiements sont dispersés. Un tel système permet aussi de consolider les dépenses événementielles avec celles liées au voyage d’affaires pour mieux négocier avec les fournisseurs, car les dépenses entre ces deux postes sont complémentaires : hébergement, transport, restauration principalement. Ce regroupement des dépenses événementielles et de celles liées aux voyages d’affaires est d’ailleurs une tendance forte au sein des entreprises depuis quelques années.
Par ailleurs, grâce à la centralisation des paiements, les coûts représentés par les achats événementiels sont eux aussi rationalisés : cela réduit en effet les coûts internes des traitements, et limite également le nombre de comptes bancaires nécessaires dans les filiales.
Centraliser les dépenses pour un meilleur pilotage du budget événementiel
Mettre en place un système de centralisation de ses dépenses événementielles représente un avantage stratégique pour l’entreprise, car cela lui permet de suivre l’ensemble des dépenses à travers le groupe. Qu’elles soient gérées par les filiales ou par le siège, toutes les dépenses sont regroupées en un relevé de facturation unique. Ainsi consolidées, les dépenses sont plus faciles à analyser et permettent d’avoir une compréhension fiable des besoins sur le plan événementiel : le coût total d’un événement et sa segmentation par sous-catégorie d’achats peuvent être évalués sans difficulté. D’une année sur l’autre, il devient plus simple de prévoir les types de dépenses et les montants par service. La centralisation des paiements offre ainsi une base fiable pour négocier avec les prestataires et piloter le budget alloué à l’événementiel à l’échelle de toute l’entreprise.
En conclusion, centraliser les paiements offre des avantages économiques et qualitatifs
Si le marché de l’événementiel corporate, est, comme la plupart des autres postes de dépenses dans l’entreprise, soumis à des restrictions budgétaires, il reste un levier de cohésion fort au sein des entreprises, et est particulièrement plébiscité par les salariés. Pour continuer à fédérer les collaborateurs autour d’événements récurrents, il peut être judicieux de mettre en place un système de centralisation de paiements tel que celui proposé par AirPlus International. Ce système présente en effet des avantages à la fois économiques et qualitatifs puisqu’il permet d’avoir plus de contrôle sur les dépenses de votre entreprise. Il est également d’une grande aide pour la bonne réalisation des prestations ainsi que pour la stratégie événementielle globale.

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